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企业年会策划如何做好预算

时间:2017-1-6 15:10:07 点击:534次

在最近这段时间,可谓是举办年会的大好时光,不过每场年会在举办前,最重要的事情就是年费预算,无论是找中山活动策划公司合作还是公司自己组织举办,都需要准备一份详细的预算资料,那么在这份预算资料中应该包含哪些选项呢?下面将由中山活动策划公司麦凯思给大家做简单介绍:
制订预算:制定可行预算或按既定预算安排有关工作;确定各项工作的时间安排。
通常而言,企业年会预算包括以下几个方面:
1、交通费用
交通费用可以细分为:
(1) 企业年会期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(2) 欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、企业年会室/厅费用
具体可细分为:
(1) 企业年会场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2) 企业年会设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的中山活动策划公司麦凯思咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响企业年会的进行。另外,这些企业年会设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
(3) 企业年会会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的中山活动策划公司麦凯思协商。
(4) 其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果企业年会主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业企业年会服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

中山活动策划公司麦凯思

3、餐饮费用
(1) 企业年会的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于企业年会议程需要及企业年会目的。 
(2) 中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3) 酒水及服务费
通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。
在高星级酒店举办企业年会宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4) 会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5) 联谊酒会/舞会
事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。
(6) 其他——点心、水果及调制色酒
4、视听设备
除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:
●设备本身的租赁费用,通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理
5、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
6、杂费
杂费是指企业年会过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
麦凯思作为专业中山活动策划公司,专注于活动策划、会议策划、开业庆典策划、演出策划、年会策划、婚庆典礼策划、展台设计搭建等一体的专业性活动庆典策划,中山麦凯思活动策划公司拥有丰富的活动执行经验、严密周全的策划方案、专业的团队,曾为众多知名品牌、企业提供最优质的一站式大型活动策划服务

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