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麦凯思详谈中山活动策划活动流程

时间:2016-12-13 17:31:57 点击:1029次

中山麦凯思是一直致力于为客户提供专业的活动策划执行一站式服务的中山活动策划公司。麦凯思活动策划服务项目:公关活动,庆典活动,路演活动,演艺节目推广.公司主要承接:晚会,晚宴,开业庆典,发布会,奠基仪式.揭牌仪式.路演活动.等整场布置舞台灯光音响安装,演艺资源提供等活动一站式服务……丰富的活动资源可确保活动顺利策划及执行,公司注重策划的新颖性、独特性、针对性及可操作性,中山麦凯思活动策划公司公司拥有自己的厂房及施工人员,保证了活动的执行效果,公司还拥有丰富的媒体资源,可保证活动在顺利执行中得到更多的曝光率。

只要有参加过活动窒息感幕后工作的人都知道,每场活动策划成功都来自幕后工作人员缜密的策划。每场大型活动策划都将投入大量的人力物力财力,当这三者一起运作的时候,难免会令人无从下手,这就是需要中山活动策划公司的工作人员的细密策划,将各种资源利用到得当,才能使活动效果达到最好。中山活动策划公司麦凯思通过多次的大型活动策划执行中总结出一些活动流程和需要注意的细节,今天发布出来,希望可以帮助到大家:

中山活动策划公司

麦凯思每次在进行活动策划的时候,都会将现场执行流程分为以下六个步骤:

一、分工明确

   1、活动开始前须确定活动现场人员分工,包括各区域监控人员和总控人员,

   2、活动开始前6小时由总控安排人员联系各部门供应商,再次提示和确定。

   3、活动开始前4小时项目组人员必须全部到场,现场召开会议,再次明确分工,并相互激励。 

   4、活动外聘人员须提前2小时到场,由总控人员进行半小时内的培训。

各区域外聘人员工作规范:  

1、工作时间须在各自区域内活动,不得擅自离开工作区域。 

2、工作人员根据岗位的不同,确定着装,配带工作牌。  

3、工作人员在工作时间不得随意入座,不得吃食,不得相互聊天及从事与工作不相关事项。

总控人员工作规范:   

   1、负责现场与客户对接,是信息交流的出口和入口;  

   2、配带工作证、对讲机;

   3、巡视各区域工作,对各区域监控人员提出要求;

   4、把控全局,迅速判断,发布指令简洁有效;

二、会场布置

   1、运输现场物料的通道入口以及货梯的位置;

  2、定好舞台、主背景板位置,测量前后的间距;

  3、签到背景板、展示区的位置并确认如何摆放;

  4、活动指示牌、活动展架以及横幅的位置;

  5、控制台、灯架以及音响及视频设备的位置;

  6、现场施工人员应注意的安全事项以及活动中不得随意串岗或离岗。

但是你以为这就够了吗?你还需要充当“检查官”的角色,检查容易出现问题的环节,例如:

  1)音响设备搭建好之后及时挑选背景音乐;

  2)将活动中所需的资料存放在某一个地方进行统一管理分配;

  3)检查活动当中所需的道具;

  4)所有物料的画面、摆放位置是否正确;

    5)嘉宾进会场路线上是否有杂物,哪扇门要关,哪扇门要开。

三、活动彩排

1、首先确认所有的彩排人员是否全部到位;

2、确认舞美灯光、音响设备是否调试到位;

3、确认礼仪、演艺人员、摄影摄像、主持人到达时间,活动前需要进行面对面沟通;

4、确认演讲台上的桌花和摆放是否到位;

5、确定VIP嘉宾名单无误;如有改动要及时与主持人沟通;

6、最后检查一下,保证会场地面清洁。

活动彩排流程完成之后可以将表演人员等安排好休息区,让他们先放松一下紧张的心情,或者稍微睡一会儿,接下来就是坐等活动的完美开场啦!

四、活动统管

1、活动前

  1)安排礼仪负责嘉宾签到环节;

  2)安排专门人员负责接待VIP嘉宾;

  3)安排礼仪引导嘉宾入场就做。

2、活动中

  1)活动开始前5分钟,与所有工作人员做最后一次确认

  2)灯光,音乐走起,主持人登场,话筒为登场嘉宾准备好

  3)安排礼仪引导VIP嘉宾完成启动仪式,其他各部门各司其职,严格把控每个环节

  4)摄影摄像找好的角度拍照,网络或电视直播人员进行实时直播

3、活动后

  1)安排礼仪引导嘉宾退场,如有需要,则安排专车送客;

  2)嘉宾离场后,安排场地工作人员撤掉大屏,展柜等,并嘱咐一定要安全第一;

  3)与场地负责人结算场地费用和其他额外的服务等费用;

  4)最后将自己的东西打包带走。

五、费用列表

活动完成,这时候需要与客户进行报账,需要做一个详细的费用列表

除了之前的场地费用(包括餐饮),一般还会有演艺人员的费用,物料制作的费用,道具租赁、活动搭建的费用,除此之外可能还会有活动现场产生的额外费用。

麦凯思为了将活动成本做到最精准化,就需要尽可能的考虑所有的产生费用,然后将此数据做成统计表,作进一步的数据整理,从而为接下来的客户尽可能的做出最精准的报价。

六、活动总结

活动在举行完后,就需要做个详细的总结,总结中场出现的错误,在哪个细节没做好,然后讨论出最佳的解决方案,在下次活动执行的时候,如果还是需要这种状况,就可以在第一时间完美解决。只有总结和计划才能得到自我进步和自我提升,这句话不仅适用于活动执行者,也是麦凯思的企业思想。

另外,我们需要收集客户的反馈信息数据,为下次活动积累宝贵的经验,同样的错绝不能再次发生。

除此之外,还有几项工作要完成

1、收集活动照片和视频,刻盘发给客户并上传麦凯思官网,帮助企业做线上的推广,同时以做案例参考。

2、将客户的反馈信息做记录

3、媒体新闻通稿整理发给客户

4、结算和跟进尾款

计划永远赶不上变化,没有人能够做到毫无差错,我们中山活动策划公司能做只有充足的准备,从容冷静的应对各种突发情况,

而不是等突发情况发生后才手忙脚乱的准备。

麦凯思经过几年努力,凭借“真诚态度、专业服务、细节追求、携手共赢”的理念,麦凯思文化成功立足、不断发展、市场壮大、并以高效、果断的做事风格,赢得了每位客户的认同与称赞。


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